In 5 Schritten zum klaren Kopf
Wie du hochproduktiv wirst, selbst wenn dir bisher alles über den Kopf gewachsen ist
Dein Schreibtisch ist voll. Überall Post its, Dokumente, Aufträge und offene Vorgänge.
Dein Email-Postfach ist voll. Neben dem Posteingang steht eine blaue dreistellige Zahl. Sie verheißt nichts Gutes… Alles ungelesene Mails.
Deine Aufgabenliste ist längst keine Liste mehr, sondern vielmehr ein Block oder ein Buch – vollgeschrieben mit offenen To Do’s.
Dein Kopf ist voll – wie soll es auch anders sein, bei deinem Workload und den Berg an offenen Aufgaben.
Du springst minutenweise sowohl gedanklich als auch real von Aufgabe zu E-Mail zu Meeting zu Gespräch – und dann wieder von vorne.
Aber:
Das ist doch der Normalfall für Führungskräfte – Oder?In diesem Artikel sehen wir uns an, warum das nur kurz der Fall sein sollte und wie du es strukturiert besser machst – damit das nicht zum Normalfall wird.
Sämtliche Personenbezeichnungen in diesem Artikel sind geschlechtsneutral zu verstehen und beziehen sich auf alle Geschlechter.
Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, der Job einer Führungskraft ist vielseitig. Sehr vielseitig. Es geht längst nicht mehr nur um das operative Tagesgeschäft und das Managen von Kennzahlen. Auch wenn das nach wie vor doch irgendwie dazugehört, gibt es doch viele weitere Themen, die deine Aufmerksamkeit als Leader bedürfen.
Bist du Führungskraft? Oder du willst es werden?
Als Führungskraft oder angehende Führungskraft stehst du täglich vor zahlreichen Herausforderungen.
Du hast einen Berg an Aufgaben täglich auf deiner Liste.
Dein Terminkalender ist voll und am Ende des Tages fragst du dich oft: „Wo ist die Zeit geblieben?“
Irgendwie kommst du nicht voran.
Du wirst aufgehalten oder abgelenkt.
Du fühlst dich erschöpft, hast aber das Gefühl, irgendwie nichts wirklich Wichtiges erreicht zu haben.
Warum ist das so?
Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, wir verzetteln uns. Oder wir lassen uns ablenken.
Das bremst nicht nur unsere Produktivität, sondern verschafft uns Chaos im Kopf.
Dabei könnten wir doch so viel erreichen, wenn wir das Chaos in unseren Köpfen in den Griff bekommen würden.
Der Ausweg ist jetzt nicht wie viele denken – Zeitmanagement. Zeit ist relativ. Zeit lässt sich nicht managen. Du kannst die Zeit nicht verändern, wie einen Gegenstand. Was du jedoch tun kannst, ist, deinen Umgang mit den Dingen zu managen – also wie du deine Zeit verbringst.
Ich nenne das Aufgabenmanagement oder effektive Selbstorganisation.
Mit den richtigen Methoden holst du dir die Kontrolle über deine Zeit zurück. Du steigerst deine Produktivität und reduzierst gleichzeitig dein Stresslevel.
Du gewinnst wieder deinen Überblick über die Dinge.
Also alles was es braucht, um souverän zu führen.
„Wir könnten so viel mehr erreichen, wenn wir das Chaos in unseren Köpfen in den Griff bekommen würden!„
Hier gebe ich dir mein System aus vielen Jahren Praxis mit auf den Weg.
Es hat mir bisher immer gute Dienste geleistet und mir geholfen, mich auf das Wesentliche zu fokussieren. Gleichzeitig gibt es mir ein gutes Gefühl, nichts zu vergessen verpassen oder zu versäumen.
Also los geht’s:
5 Schritte zum klaren Kopf
1. Schritt: Identifizieren
Alles auflisten – Der erste Schritt zur Klarheit
„Mit Papier und Bleistift geht es am einfachsten, das Hirn freizuschreiben.“
Beginne damit, alle deine Aufgaben, Termine und Verpflichtungen aufzuschreiben. Ob auf Papier, einem Whiteboard oder digital – wichtig ist, dass du einen vollständigen Überblick erhältst. Diese Methode hilft dir, den Kopf frei zu bekommen und nichts zu vergessen.
Ich persönlich bin ein Freund von Stift und Papier. Hier kann ich mir mein Hirn freischreiben. Der Mensch ist ja auch ein haptisches Wesen. Die Tastatur vermittelt dir weniger haptische Rückmeldung, als du sie mit deiner Handschrift bekommst.
Nimm dir hierfür die Zeit die du brauchst, um deinen Kopf wirklich leerzuschreiben. Mag sein, dass du danach erschöpft bist. Das ist ok – was du gerade machst, ist Hochleistung!
2. Schritt: Eliminieren
Unnötiges muss weg – Weniger ist mehr
Hast du alles aufgeschrieben, kommen wir zum nächsten Schritt.
Schau dir deine Liste genau an:
Welche Aufgaben sind wirklich wichtig?
Sind die Aufgaben wirklich wirklich wichtig?
Sind die Aufgaben wirklich wirklich wirklich wichtig?
Gibt es Dinge, die du streichen kannst?
Welche großen wirklich, wirklich, wirklich wichtigen Dinge musst du tun, um viele kleine automatisch zu erledigen oder zu eliminieren?
Manchmal erledigt sich eine große Anzahl kleiner Aufgaben von selbst, wenn man sich auf die wirklich wichtigen konzentriert.
3. Schritt: Priorisieren
Was zählt wirklich?
Identifiziere die wichtigste Aufgabe des Tages.
Bis wann sind welche Schritte zu erledigen?
Welche Ergebnisse erwartest du dir konkret nach den einzelnen Schritten?
Was ist die zweitwichtigste Aufgabe? Und so weiter.
„Meist ist es der fehlende Überblick und das Gefühl etwas zu vergessen…“
Eine klare Reihenfolge bringt Struktur in deinen Arbeitsalltag.
Du bekommst eine Übersicht darüber, was dich wirklich nach vorne bringt.
Oft ist es nicht die Vielzahl an Aufgaben, die deinen Kopf mürbe machen. Meist ist es der fehlende Überblick und das Gefühl etwas zu vergessen oder zu verpassen.
Nach dieser Übung kennst du nun deine erfolgskritischen Aufgaben. Jetzt geht’s zum nächsten Schritt.
4. Schritt: Automatisieren und Delegieren
Nutze deine Ressourcen
Überlege, welche Aufgaben automatisiert oder delegiert werden können.
Vielleicht gibt es Kollegen, Teammitglieder oder sogar technische Hilfsmittel, die dich unterstützen können. Nutze die Stärken deines Teams und fördere eine Kultur der gegenseitigen Unterstützung. Überlege dir auch, inwieweit beispielsweise die KI unterstützen kann.
Gibt es Kollegen oder Auszubildende, die du mit relevanten Aufgaben betrauen kannst?
„Nutze die Kraft des Teams.“
Falls ja, biete an, auch ihnen zu helfen, wenn sie diese Hilfe brauchen.
Nutze die Kraft des Teams. Stelle dir das Gefühl vor, wenn du jemanden wirklich helfen willst, kannst und darfst – nicht musst. Wenn du helfen willst und zudem noch relevante Aufgaben bearbeiten darfst, ist es ein tolles Gefühl, einen Beitrag leisten zu können. Gib dieses Gefühl deinem Team. Damit schaffst du eine Win-Win-Situation.
Viele haben Angst vor Delegation, weil sie nur unliebsame Aufgaben abgeben wollen.
Nach Schritt 2 und 3 kannst du jedoch sicherstellen, dass du unliebsame, unrelevante Aufgaben eliminiert hast. Du hast nur relevante Aufgaben zu bieten. Mit Delegation solcher Aufgaben zeigts du Vertrauen in dein Team.
5. Schritt: Fokussieren
Fokuszeiten einplanen – Ununterbrochen arbeiten
Jetzt ist es an dir – verschaffe dir Focus-Time!
Blocke feste Zeiten in deinem Kalender, in denen du ungestört an wichtigen Aufgaben arbeiten kannst.
Schalte Benachrichtigungen aus (E-Mail, Chat, Telefon).
Schließe die Tür und kommuniziere klar, dass du in dieser Zeit nicht verfügbar bist.
Leite ggf. dein Telefon um.
Dies erfordert ein wenig Übung und vor allem Disziplin deinerseits. Du als Führungskraft hast es jedoch maßgeblich in der Hand, eine leistungsorientierte Kultur zu schaffen. Bleibe also dran.
Und vor allem: Ermögliche auch deinem Team diese Fokus-Zeiten.
Damit katapultierst du eure Produktivität auf das nächste Level!
„Du hast es maßgeblich in der Hand, eine leistungsorientierte Kultur zu schaffen.„