Zeitverschwendung E-Mails

Wie du die E-Mail-Flut in den Griff bekommst, ohne ständig vor deinem Mailprogramm sitzen zu müssen.

Ein Leitfaden für Führungskräfte

Ich muss noch schnell die E-Mail schreiben.
Wie bitte? Ja! Gleich. Ich muss noch die E-Mail beantworten.
Ja ja. Bin gleich da. Nur noch schnell die E-Mail….
Heute muss ich aber wirklich E-Mails bearbeiten.

In diesem Artikel erfährst du, wie du die E-Mail-Flut bewältigen kannst, um effizienter zu arbeiten und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu haben.

Sämtliche Personenbezeichnungen in diesem Artikel sind geschlechtsneutral zu verstehen und beziehen sich auf alle Geschlechter.

In guten Zeiten bekam ich alle zwei Minuten eine E-Mail.
Das hat nichts damit zu tun, dass ich ultrawichtig war.
Damit liege ich wahrscheinlich irgendwo im unteren Durchschnitt.
30 E-Mails in der Stunde. Das ist doch ganz normal. Und je größer das Team, desto mehr E-Mails – logische Rechnung, oder?

Als Führungskraft stehst du täglich vor zahlreichen Herausforderungen. Eine davon ist die überwältigende Menge an E-Mails, die deinen Posteingang füllt.
Dieses Problem kann zu Stress führen und deine Produktivität mindern.

Wie wäre es für dich, wenn du stets up-to-date mit Mails bist. Wenn du immer einen guten Überblick hättest und du innerhalb von 24h auf deine Mails reagieren kannst, ohne ständig vor deinem Mail-Programm sitzen zu müssen?

Das Problem: E-Mail-Überlastung im Arbeitsalltag

Stell dir vor, du beginnst deinen Arbeitstag mit einem klaren Plan. Doch schon nach wenigen Minuten ploppen die ersten E-Mails auf.
Jede Nachricht reißt dich aus deiner Konzentration. Am Ende des Tages fragst du dich, wo die Zeit geblieben ist und warum du nicht das geschafft hast, was du dir vorgenommen hattest.

Dieses Szenario ist für viele Führungskräfte Alltag. Laut einer Studie erhalten Berufstätige durchschnittlich 26 E-Mails pro Tag. Bei Führungskräften kann diese Zahl deutlich höher liegen. Jede dieser E-Mails fordert Aufmerksamkeit und Zeit, was zu Unterbrechungen und Stress führt.

Warum weniger E-Mails der Schlüssel sind

Der einfachste Weg, weniger E-Mails zu erhalten, ist, selbst weniger zu schreiben.
Jede gesendete E-Mail kann Antworten, Rückfragen oder Bestätigungen nach sich ziehen. Überlege daher genau, ob eine E-Mail wirklich notwendig ist oder ob sich das Anliegen anders klären lässt.

Strategien zur Reduzierung der E-Mail-Flut

1. Direkte Kommunikation bevorzugen

Kaum zu glauben – aber man kann miteinander sprechen…

Anstatt für jedes kleine Anliegen eine E-Mail zu schreiben:
Greife zum Telefon – sprich mit der Person per Telefon, Teams, Zoom.
Suche das persönliche Gespräch – direkt, live und in Farbe. So nimmst du auch Körpersprache, Gestik und Mimik wahr. Und plötzlich sprecht ihr miteinander – anstatt „aneinander“ vorbei.
Lade zu einem Meeting ein. Eignet sich dann, wenn du einen größeren Verteiler gewählt hättest.

„Zwei Minuten Gespräch ersetzen drei bis fünf E-Mails!„

Oft ist in zwei Minuten geklärt, was in drei, vier, fünf E-Mails hin- und hergeschrieben wird. Ein Meeting mit dem richtigen Personenkreis wirkt Wunder, wenn es um wirkungsvolle Diskussionen und Abstimmungen geht.
Außerdem reduziert die direkte Kommunikation das eine oder andere Missverständnis.

2. Klare Kommunikationsrichtlinien etablieren

Orientierung geben, auch in der Kommunikation

„E-Mails nicht für Diskussionen nutzen.“

Setze in deinem Team klare Richtlinien für den E-Mail-Verkehr.
Definiert, wann E-Mails angemessen sind und wann andere Kommunikationsmittel genutzt werden. Dies reduziert unnötige Nachrichten und fördert effiziente Kommunikation.

3. Bewusster Umgang mit Empfängern, CC und Verteilerlisten

Wen willst du direkt ansprechen

Überlege genau, wer der oder die eine Empfänger:In der E-Mail sein soll und welche Person du in CC setzt.
Sobald du mehrere Personen in der AN-Zeile stehen hast, fehlt es an der Zuständigkeit. Niemand fühlt sich mehr direkt angesprochen.
Auch nicht jeder muss über alles informiert werden. Ein bewusster Umgang mit Empfängern reduziert die Anzahl der E-Mails erheblich.

„E-Mails sind ein Schneeballsystem der Zeitverschwendung! Für viele jedoch auch Beschäftigungstherapie…“

Bevor wir nun zu meinem System überleiten, noch eine kleine Anregung zum Nachdenken:
Stell dir vor, du schreibst eine E-Mail an 5 Personen. für dich ist es nur eine E-Mail. Früher hättest du, um 5 Personen zu erreichen, 5 Briefe schreiben müssen. Also genau genommen schreibst du mit einer E-Mail an 5 Personen auch 5 E-Mails
Wenn jeder dieser 5 Personen nun allen antwortet, dann hast du es geschafft, innerhalb kurzer Zeit, mit eigentlich nur einer E-Mail, in Wirklichkeit gut 30 Mails zu erzeugen.
Das nenne ich doch hoch wirksam – oder?

Ein effektives System zur E-Mail-Bearbeitung

Neben der Reduzierung der E-Mail-Anzahl ist es wichtig, ein effizientes System zur Bearbeitung der eingehenden Nachrichten zu haben. Hier ein bewährter Ansatz:

1. Automatisches Sortieren von CC-E-Mails

„Wenn du in CC bist, heißt das für dich: Lesen, wenn du Zeit hast. Es ist für dich „nur“ informativ – daher weder wichtig noch dringend!“

Erstelle in deinem E-Mail-Programm einen Ordner für CC-E-Mails. Richte eine Regel ein, die alle E-Mails, bei denen du im CC stehst, automatisch in diesen Ordner verschiebt. So bleiben diese Nachrichten aus deinem Hauptposteingang und du kannst sie zu einem passenden Zeitpunkt sichten.
Voraussetzung dafür: Du hast in deinem Team oder deinem Unternehmen klargestellt, dass CC-E-Mails ausschließlich informativ sind.

Für CC-E-Mails kannst du dir also einen oder zwei Zeiträume pro Woche in deinem Kalender blockieren. In diesen beiden Slots liest du zügig und ungestört deine CC-Mails und bringst dich auf den Stand der Dinge.

2. Nutzung von Kategorien oder Labels

Markiere wichtige E-Mails mit Kategorien oder Labels wie „Heute zu erledigen„.
So behältst du den Überblick über wichtige und dringende Aufgaben und kannst sie priorisiert bearbeiten.
Sortiere deinen Posteingang nach Kategorien. Dann hast du stets die wichtigsten, noch offenen Mails im Blick.

3. Einrichtung eines „Gestern“-Ordners

Verschiebe E-Mails, die nicht sofort bearbeitet werden müssen, in einen Ordner namens „Gestern“.
Diese Nachrichten kannst du zu einem späteren Zeitpunkt durchgehen, ohne dass sie deinen aktuellen Arbeitsfluss stören.

4. Feste Zeiten für die E-Mail-Bearbeitung

Blockiere in deinem Kalender feste Zeiten für die E-Mail-Bearbeitung.
Beispielsweise blockst du dir einmal vormittags und einmal nachmittags 1 Stunde. In diesen Zeitfenstern – und auch nur in diesen – sichtest und bearbeitest du deine E-Mails. Der Rest deines Tages gehört den wichtigen Aufgaben (oder steht in deiner Stellenbeschreibung explizit „E-Mails bearbeiten“? Oder ist „E-Mails bearbeiten“ in deinem Unternehmen eine wertschöpfende Tätigkeit und bringt konkret Geld?

„Ist E-Mails bearbeiten in deinem Unternehmen eine wertschöpfende Tätigkeit? Bringt sie konkret Geld?.„

Also: In den festen Zeiträumen screenst du deinen Posteingang:

– E-Mails, auf die du kurz und knackig antworten kannst – Antworten!
– E-Mails, die wichtig sind, markierst du mit „Heute zu erledigen“!
– Den Rest sortierst du in den Ordner „Gestern“

Dann startest du mit der Bearbeitung der Kategorie „Heute zu erledigen“.
Danach arbeitest du den „Gestern“-Ordner durch.
Wenn Du in deinem Zeitblock noch Zeit hast, liest Du Dich jetzt durch deinen CC-Ordner.
Gelesene E-Mails wandern in den Papierkorb oder in einen Archiv-Ordner.
Bestenfalls schaffst Du es damit, deinen Posteingang nach diesen Slots leer zu haben.

Außerhalb dieser Zeiten konzentrierst du dich auf andere Aufgaben und lässt dich nicht von eingehenden Nachrichten ablenken.

Die Rolle der Abwesenheitsnotiz

Wenn du im Urlaub oder anderweitig abwesend bist, ist eine klare Abwesenheitsnotiz essenziell.

Sie informiert Absender über deine Abwesenheit und gibt Hinweise, an wen sie sich in dringenden Fällen wenden können. Dies verhindert, dass sich E-Mails während deiner Abwesenheit anhäufen und sorgt für klare Kommunikation.

Sorge also im Falle deiner Abwesenheiten dafür, dass sich relevante Angelegenheiten nicht anhäufen. Das macht deinen Einstieg nachher einfacher und verhindert, dass du drei Tage lang veraltete E-Mails sortieren musst.

Fazit: Dein Weg zu einem übersichtlichen Posteingang

Die E-Mail-Flut ist eine Herausforderung, der sich viele Führungskräfte stellen müssen.
Mit den richtigen Strategien und einem bewussten Umgang mit dem Medium E-Mail kannst du jedoch Herr über deinen Posteingang werden. Reduziere die Anzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails, etabliere klare Kommunikationsregeln und implementiere ein effizientes System zur E-Mail-Bearbeitung. So schaffst du dir Freiräume für die wirklich wichtigen Aufgaben und steigerst deine Produktivität.

Das dargestellte System ist eine Möglichkeit von vielen. Mir hat es immer gute Dienste geleistet. Passe es an deine Situation und Bedürfnisse an. Verbessere es.
Es ist nur wichtig, für dich den passenden Umgang mit den täglichen Herausforderungen zu finden.
Auch dein Team wird es dir danken. Du bist plötzlich wieder ansprechbar. Eine Kommunikation ist plötzlich effektiv und effizient. Du reagierst auf Anfragen und reduzierst Wartezeiten. Eine Win-Win-Situation.

Ansonsten sind E-Mails ein wunderbares Werkzeug, um dich von deiner eigentlichen Tätigkeit abzulenken.
Du kannst den ganzen Tag mit E-Mails verbringen.
Als Leader ist es jedoch nicht dein Job, Emails zu bearbeiten.
Es ist vielleicht ein kleiner Teil – aber denk dran du hast einen Auftrag.
Du bist Leader und hast den Job, morgen einen besseren Zustand als heute zu erschaffen.
Mit E-Mails schreiben oder lesen wird das nix!

Teile gerne in der Community deine Erfahrungen und Tipps im Umgang mit der E-Mail-Flut. Wie gehst du mit einem überfüllten Posteingang um? Welche Strategien haben sich für dich bewährt? Lass uns gemeinsam voneinander lernen und den Arbeitsalltag effizienter gestalten.

Mit allen guten Wünschen und maximalen Erfolg beim Erreichen deiner Ziele

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